⁦Clinic 360⁩ سیاست حفظ حریم خصوصی

در ⁦Clinic 360⁩، حریم خصوصی تابع قانون حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت (Personal Health Information Protection Act یا PHIPA) است؛ قانونی که قواعد مربوط به گردآوری، استفاده و افشای اطلاعات شخصی سلامت را تعیین می‌کند.

به‌عنوان متولی اطلاعات سلامت، ⁦Clinic 360⁩ و نمایندگان آن (از جمله کارکنان، پزشکان، دانشجویان و داوطلبان) مسئول‌اند اطمینان حاصل کنند که با اطلاعات شخصی سلامت بیماران ما با احترام و ملاحظه رفتار می‌شود.

⁦Clinic 360⁩ مطابق قانون حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت (PHIPA) مصوب 2004، مسئول اطلاعات شخصی سلامتی است که تحت کنترل آن قرار دارد.

مسئولیت پایبندی ⁦Clinic 360⁩ به این سیاست بر عهدهٔ رئیس کلینیک است، هرچند افراد دیگری در ⁦Clinic 360⁩ مسئول گردآوری و پردازش روزمرهٔ اطلاعات شخصی سلامت هستند.

⁦Clinic 360⁩ مسئول اطلاعات شخصی سلامتی است که در اختیار یا امانت آن قرار دارد، از جمله اطلاعاتی که به یکی از نمایندگان ⁦Clinic 360⁩ منتقل شده است. ⁦Clinic 360⁩ از راه‌های قراردادی یا سایر روش‌ها استفاده خواهد کرد تا در مدتی که اطلاعات توسط شخص ثالث پردازش می‌شود، سطح حفاظتی مشابهی فراهم شود.

⁦Clinic 360⁩ برای اجرای این سیاست، سیاست‌ها و رویه‌هایی را به کار گرفته است، از جمله و نه محدود به:

• رویه‌هایی برای حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت.
• امضای توافق‌نامهٔ محرمانگی توسط همهٔ نمایندگان ⁦Clinic 360⁩ پیش از آغاز استخدام یا همکاری با ⁦Clinic 360⁩.
• رویه‌هایی برای دریافت و پاسخ‌گویی به شکایت‌ها و پرسش‌ها دربارهٔ شیوه‌های ⁦Clinic 360⁩ در مدیریت اطلاعات.
• پاسخ به درخواست‌های دسترسی به اطلاعات شخصی سلامتی که در امانت ⁦Clinic 360⁩ است، یا اصلاح آن.

اهداف مجاز عبارت‌اند از ارائهٔ مستقیم مراقبت به بیماران، ادارهٔ نظام مراقبت‌های سلامت، و انجام الزامات قانونی و مقرراتی، طبق آنچه PHIPA مقرر کرده است.

تعیین اهداف گردآوری اطلاعات شخصی سلامت در زمان گردآوری یا پیش از آن، به ⁦Clinic 360⁩ امکان می‌دهد مشخص کند برای تحقق این اهداف چه اطلاعاتی باید گردآوری شود.

ما فقط اطلاعاتی را گردآوری می‌کنیم که برای ارائهٔ مراقبت به بیماران و انجام وظایف اداری لازم است؛ این وظایف از جمله و نه محدود به ارتباط با بیماران، پروتکل‌های پیگیری و تعیین وقت ملاقات است.

ما بدون رضایت صریح بیمار، هیچ اطلاعات دیگری گردآوری نمی‌کنیم و اجازه نمی‌دهیم اطلاعات برای اهداف دیگری استفاده شود. این حکم شامل مواردی نمی‌شود که قانون چنین اجازه‌ای به ما داده باشد. این محدودیت‌ها در گردآوری تضمین می‌کنند که هیچ اطلاعات غیرضروری گردآوری نکنیم.

گردآوری، استفاده یا افشای اطلاعات شخصی سلامت به آگاهی و رضایت فرد نیاز دارد، مگر در مواردی که این کار مناسب نباشد.

توجه: در برخی شرایط، ممکن است اطلاعات شخصی سلامت بدون آگاهی و رضایت فرد گردآوری، استفاده یا افشا شود. برای مثال، دلایل حقوقی، پزشکی یا امنیتی ممکن است درخواست رضایت را ناممکن یا غیرعملی کند. درخواست رضایت ممکن است ناممکن یا نامناسب باشد، برای مثال وقتی فرد به‌شدت بیمار است یا از نظر ذهنی فاقد اهلیت است. در این شرایط، در صورت امکان، رضایت تصمیم‌گیرندهٔ جایگزین فرد درخواست خواهد شد.

برای گردآوری اطلاعات شخصی سلامت و استفاده یا افشای بعدی این اطلاعات، رضایت لازم است. ⁦Clinic 360⁩ معمولاً رضایت برای استفاده یا افشای اطلاعات را در زمان گردآوری درخواست خواهد کرد.

در برخی شرایط، ممکن است رضایت برای استفاده یا افشا پس از گردآوری اطلاعات اما پیش از استفاده از آن درخواست شود (برای مثال، وقتی ⁦Clinic 360⁩ بخواهد از اطلاعات برای هدفی استفاده کند که پیش‌تر تعیین نشده است).

⁦Clinic 360⁩ تلاش معقولی خواهد کرد تا اطمینان یابد فرد از اهدافی که اطلاعات برای آن‌ها استفاده خواهد شد آگاه شده است. برای اینکه رضایت معنادار باشد، اهداف باید به گونه‌ای بیان شوند که فرد بتواند به‌طور معقول بفهمد اطلاعات چگونه استفاده یا افشا خواهد شد.

⁦Clinic 360⁩ ارائهٔ مراقبت را مشروط به این نخواهد کرد که فرد به گردآوری، استفاده یا افشای اطلاعاتی فراتر از آنچه برای تحقق اهداف مشخص‌شده و مشروع لازم است رضایت دهد.

در کسب رضایت، انتظارات معقول فرد نیز اهمیت دارد. ⁦Clinic 360⁩ می‌تواند فرض کند که درخواست درمان از سوی فرد، رضایت ضمنی برای اهداف مشخصی به شمار می‌آید. شیوهٔ درخواست رضایت از سوی ⁦Clinic 360⁩ ممکن است بسته به شرایط و نوع اطلاعات گردآوری‌شده متفاوت باشد.

افراد می‌توانند به روش‌های گوناگونی رضایت دهند. برای مثال:

• ممکن است از یک فرم برای درخواست رضایت، گردآوری اطلاعات و آگاه کردن فرد از نحوهٔ استفاده از اطلاعات استفاده شود. فرد با تکمیل و امضای فرم، به گردآوری و استفاده‌ها و/یا افشاهای مشخص‌شده رضایت می‌دهد.
• رضایت ممکن است در زمانی که افراد از یک خدمت سلامت استفاده می‌کنند، به‌صورت شفاهی یا کتبی داده شود.
• وقتی اطلاعات از طریق تلفن گردآوری می‌شود، رضایت ممکن است به‌صورت شفاهی داده شود.

در مواردی که رضایت صریح لازم است و به‌صورت شفاهی داده می‌شود، این گفت‌وگو در سابقهٔ اطلاعات شخصی سلامت بیمار ثبت می‌شود.

فرد می‌تواند در هر زمان، با رعایت محدودیت‌های قانونی و اطلاع‌رسانی معقول، رضایت خود را پس بگیرد. پس گرفتن رضایت اثر عطف به ماسبق نخواهد داشت. ⁦Clinic 360⁩ فرد را از پیامدهای پس گرفتن رضایت آگاه خواهد کرد.

گردآوری اطلاعات شخصی سلامت به آنچه برای اهداف تعیین‌شده از سوی ⁦Clinic 360⁩ لازم است محدود خواهد بود. اطلاعات از راه‌های منصفانه و قانونی گردآوری خواهد شد.

⁦Clinic 360⁩ اطلاعات شخصی سلامت را بی‌رویه گردآوری نخواهد کرد. اطلاعات گردآوری‌شده به آنچه برای تحقق اهداف تعیین‌شده لازم است محدود خواهد بود. این الزام به این معناست که رضایت برای گردآوری نباید از راه فریب به دست آید.

اطلاعات شخصی سلامت جز با رضایت فرد یا طبق الزام قانون، برای اهدافی غیر از اهدافی که برای آن‌ها گردآوری شده است استفاده یا افشا نخواهد شد.

اطلاعات شخصی سلامت فقط تا زمانی که برای تحقق آن اهداف لازم است نگهداری خواهد شد. اگر ⁦Clinic 360⁩ از اطلاعات شخصی سلامت برای هدف جدیدی استفاده کند، این هدف را مستند خواهد کرد.

اطلاعات شخصی سلامتی که دیگر برای تحقق اهداف تعیین‌شده لازم نیست، مطابق قوانین مربوط، از بین برده، پاک یا بی‌نام خواهد شد.

⁦Clinic 360⁩ اقدامات معقولی انجام خواهد داد تا اطلاعات به همان اندازه که لازم است دقیق، کامل و به‌روز باشد، تا احتمال استفاده از اطلاعات نامناسب برای تصمیم‌گیری دربارهٔ فرد به حداقل برسد. در صورت امکان، محدودیت‌های مربوط به دقت و کامل بودن اطلاعات شخصی سلامتِ افشاشده به‌روشنی به اطلاع گیرنده خواهد رسید.

هرگاه فردی نادرستی یا ناقص بودن اطلاعات شخصی سلامت را با موفقیت نشان دهد، ⁦Clinic 360⁩ اطلاعات را به شکل لازم اصلاح خواهد کرد. بسته به ماهیت اطلاعات مورد اعتراض، اصلاح شامل تصحیح، حذف یا افزودن اطلاعات است. در موارد مقتضی، اطلاعات اصلاح‌شده برای اشخاص ثالثی که به اطلاعات مورد نظر دسترسی دارند ارسال خواهد شد.

هرگاه اعتراضی به‌طور رضایت‌بخش برای فرد حل نشود، ⁦Clinic 360⁩ مضمون اعتراض حل‌نشده را به‌صورت نامه‌ای از بیمار که در پروندهٔ پزشکی او نگهداری می‌شود ثبت خواهد کرد. در موارد مقتضی، وجود اعتراض حل‌نشده به اطلاع اشخاص ثالثی که به اطلاعات مورد نظر دسترسی دارند خواهد رسید.

اطلاعات شخصی سلامت با تدابیر امنیتی متناسب با حساسیت اطلاعات محافظت خواهد شد. تدابیر امنیتی برای محافظت از اطلاعات شخصی سلامت در برابر گم شدن یا سرقت، و نیز دسترسی، افشا، کپی، استفاده یا تغییر غیرمجاز به کار می‌روند.

⁦Clinic 360⁩ از اطلاعات شخصی سلامت، صرف‌نظر از قالبی که در آن نگهداری می‌شود، محافظت می‌کند. نوع تدابیر حفاظتی بسته به حساسیت اطلاعات گردآوری‌شده، حجم، نحوهٔ توزیع و قالب اطلاعات، و روش نگهداری متفاوت خواهد بود.

روش‌های حفاظت شامل موارد زیر خواهد بود:

• تدابیر فیزیکی، برای مثال کمدهای بایگانی قفل‌دار و دسترسی محدود به دفاتر
• تدابیر سازمانی، برای مثال سیاست‌ها، آموزش، و محدود کردن دسترسی بر اساس اصل «نیاز به دانستن»
• تدابیر فناورانه، برای مثال استفاده از گذرواژه، شبکه‌های رایانه‌ای امن، رمزگذاری و ممیزی

⁦Clinic 360⁩ کارکنان خود را از اهمیت حفظ محرمانگی اطلاعات شخصی سلامت آگاه خواهد کرد. به‌عنوان شرط استخدام، همهٔ کارکنان/نمایندگان جدید ⁦Clinic 360⁩ (برای مثال کارمند، عضو کادر بالینی، داوطلب، دانشجو، مشاور یا پیمانکار) باید توافق‌نامهٔ محرمانگی با ⁦Clinic 360⁩ امضا کنند. این تدبیر حفاظتی ممکن است از طریق مفاد قراردادی نیز تسهیل شود.

انتقال اطلاعات شخصی سلامت به خارج از ⁦Clinic 360⁩ به شیوه‌ای امن انجام خواهد شد. در دور ریختن یا از بین بردن اطلاعات شخصی سلامت دقت لازم به کار خواهد رفت تا اشخاص غیرمجاز به این اطلاعات دسترسی پیدا نکنند.

⁦Clinic 360⁩ برای حریم خصوصی بیماران ارزش قائل است و بر همین اساس عمل می‌کند تا اطمینان یابد که حریم خصوصی محافظت می‌شود و محافظت‌شده باقی می‌ماند. این سیاست نوشته شده است تا توضیح دهد مجموعهٔ ما چگونه الزامات فدرال و استانی برای حفاظت از اطلاعات شخصی را اجرا و رعایت می‌کند.

این سیاست شرح می‌دهد که مجموعهٔ ما چگونه اطلاعات شخصی بیماران را گردآوری، محافظت و افشا می‌کند و بیماران در مورد اطلاعات شخصی خود چه حقوقی دارند. ما به‌عنوان یک مجموعه آماده‌ایم به هر پرسشی که بیماران دربارهٔ شیوه‌های حفظ حریم خصوصی ما داشته باشند پاسخ دهیم.

در صورت درخواست، فرد از وجود، استفاده و افشای اطلاعات شخصی سلامت خود آگاه خواهد شد و به آن اطلاعات دسترسی خواهد یافت. ممکن است ⁦Clinic 360⁩ برای شناسایی دقیق شما درخواست کتبی بخواهد. فرد می‌تواند به دقت و کامل بودن اطلاعات اعتراض کند و خواستار اصلاح مقتضی آن شود.

توجه: در برخی موقعیت‌ها، ممکن است ⁦Clinic 360⁩ نتواند به همهٔ اطلاعات شخصی سلامتی که دربارهٔ یک فرد در اختیار دارد دسترسی بدهد. استثناهای الزام دسترسی مطابق قانون خواهد بود. دلایل رد دسترسی به فرد اعلام خواهد شد. نمونه‌ها ممکن است شامل اطلاعاتی باشد که به‌طور معقول انتظار می‌رود خطر آسیب جدی ایجاد کند، یا اطلاعاتی که مشمول امتیاز حقوقی (محرمانگی قانونی) است.

در صورت درخواست، ⁦Clinic 360⁩ به فرد اطلاع خواهد داد که آیا اطلاعات شخصی سلامتی دربارهٔ او در اختیار دارد یا نه. ⁦Clinic 360⁩ تلاش خواهد کرد منبع این اطلاعات را مشخص کند و به فرد اجازهٔ دسترسی به آن را خواهد داد. با این حال، ممکن است تصمیم بگیرد اطلاعات پزشکی حساس را از طریق یک پزشک در اختیار او بگذارد.

فرد باید اطلاعات کافی ارائه دهد تا ⁦Clinic 360⁩ بتواند گزارشی از وجود، استفاده و افشای اطلاعات شخصی سلامت ارائه کند. اطلاعات ارائه‌شده فقط برای همین منظور استفاده خواهد شد.

⁦Clinic 360⁩ در ارائهٔ گزارش دربارهٔ اشخاص ثالثی که اطلاعات شخصی سلامت فرد را در اختیارشان گذاشته است، تلاش خواهد کرد تا حد ممکن دقیق باشد. هرگاه ارائهٔ فهرست سازمان‌هایی که اطلاعات فرد واقعاً در اختیارشان قرار گرفته است ممکن نباشد، ⁦Clinic 360⁩ فهرست سازمان‌هایی را ارائه خواهد کرد که ممکن است اطلاعات را در اختیار آن‌ها قرار داده باشد.

⁦Clinic 360⁩ در مهلتی که در قانون حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت تعیین شده است و با هزینه‌ای معقول برای فرد، به درخواست او پاسخ خواهد داد. ⁦Clinic 360⁩ از ساختار هزینه‌ای استفاده می‌کند که کمیسر اطلاعات و حریم خصوصی انتاریو (Information and Privacy Commissioner of Ontario) توصیه کرده است.

فرد می‌تواند دربارهٔ رعایت این سیاست اعتراض کند. ⁦Clinic 360⁩ رویه‌هایی برای دریافت و پاسخ‌گویی به شکایت‌ها یا پرسش‌ها دربارهٔ سیاست‌ها و رویه‌های خود در زمینهٔ مدیریت اطلاعات شخصی سلامت دارد.

⁦Clinic 360⁩ افرادی را که پرسشی مطرح می‌کنند یا شکایتی ثبت می‌کنند، از وجود رویه‌های مربوط به رسیدگی به شکایت آگاه خواهد کرد. ⁦Clinic 360⁩ همهٔ شکایت‌ها را بررسی خواهد کرد. اگر شکایتی موجه تشخیص داده شود، ⁦Clinic 360⁩ اقدامات مناسب، از جمله در صورت لزوم اصلاح سیاست‌ها و رویه‌های خود، را انجام خواهد داد.

این بخش توضیح می‌دهد که با اطلاعاتی که از طریق وب‌سایت ⁦360 Sleeve⁩ به ما می‌دهید چگونه رفتار می‌کنیم.

چه اطلاعاتی جمع‌آوری می‌کنیم. وقتی فرمی را در این وب‌سایت ارسال می‌کنید (درخواست مشاورهٔ رایگان، درخواست تماس یا عضویت در خبرنامه)، فقط همان چیزی را دریافت می‌کنیم که وارد می‌کنید: نام، شمارهٔ تلفن، نشانی ایمیل، زمان مناسب، روش درمانی مورد علاقه، یادداشتی که اضافه می‌کنید و رضایت شما. همچنین صفحه‌ای که فرم از آن ارسال شده و زمان دریافت آن را ثبت می‌کنیم.

چرا جمع‌آوری می‌کنیم. از این اطلاعات استفاده می‌کنیم تا دربارهٔ درخواستتان با شما تماس بگیریم، وقت مشاوره‌تان را تنظیم کنیم و فقط اگر خودتان بخواهید، خبرنامهٔ ⁦Clinic 360⁩ را برایتان بفرستیم. اطلاعات شما را نمی‌فروشیم و برای تبلیغات از آن استفاده نمی‌کنیم.

نحوهٔ ارسال و نگهداری. درخواست شما از وب‌سایت به صندوق ایمیل کلینیک فرستاده می‌شود و تیم مراقبت از بیماران آن را می‌خواند. اگر بیمار ما شوید، این درخواست بخشی از پروندهٔ شما می‌شود و طبق الزامات قانونی نگهداری می‌شود. در غیر این صورت، آن را فقط تا زمانی نگه می‌داریم که برای پاسخ به درخواستتان لازم است.

محافظت در برابر هرزنامه. برای جلوگیری از ارسال‌های خودکار، وب‌سایت نسخه‌ای رمزشده (هش‌شده) از نشانی اینترنتی دستگاه شما را حدود 10 دقیقه نگه می‌دارد. این نسخه برای هیچ کار دیگری استفاده نمی‌شود و سپس به‌طور خودکار پاک می‌شود.

کوکی‌ها و تنظیمات مرورگر. این وب‌سایت از کوکی‌های تبلیغاتی یا تحلیلی استفاده نمی‌کند. در طول بازدید، مرورگر شما چند تنظیم موقت را نگه می‌دارد، مثلاً اینکه پیام خوشامد را دیده‌اید یا نه، و خلاصه‌ای کوتاه از درخواست شما برای صفحهٔ تشکر. این‌ها با بستن مرورگر پاک می‌شوند. نقشه‌های ⁦Google Maps⁩ و ویدیوهای ⁦YouTube⁩ فقط وقتی بارگذاری می‌شوند که خودتان بازشان کنید و در آن صورت ⁦Google⁩ طبق سیاست حریم خصوصی خود با اطلاعات شما رفتار می‌کند.

خبرنامه. اگر در خبرنامه عضو شوید، ایمیل‌هایی از ⁦Clinic 360⁩ با اخبار کلینیک و نکته‌های کاربردی برایتان می‌فرستیم. هر ایمیل پیوندی برای لغو عضویت دارد و هر زمان هم می‌توانید از ما بخواهید شما را از فهرست حذف کنیم.

انتخاب‌های شما. می‌توانید بپرسید چه اطلاعاتی از فرم‌های وب‌سایت دربارهٔ شما داریم، اصلاح آن را بخواهید یا اگر بیمار ما نیستید، حذف آن را درخواست کنید. با رئیس کلینیک به شمارهٔ ⁦(416) 479-⁠5428⁩ تماس بگیرید.

نماینده

شخصی که با مجوز ⁦Clinic 360⁩، در خصوص اطلاعات شخصی سلامت، برای سازمان یا از طرف آن و در راستای اهداف ⁦Clinic 360⁩ و نه اهداف شخصی خود عمل می‌کند؛ صرف‌نظر از اینکه نماینده اختیار متعهد کردن متولی را داشته باشد یا نه، کارمند ⁦Clinic 360⁩ باشد یا نه، و در قبال این کار دستمزد دریافت کند یا نه.

نمونه‌هایی از نمایندگان ⁦Clinic 360⁩ عبارت‌اند از (و نه محدود به): کارکنان، داوطلبان، دانشجویان، پزشکان، دستیاران تخصصی (رزیدنت‌ها)، مشاوران، پژوهشگران، تأمین‌کنندگان.

متولی اطلاعات سلامت

اشخاص یا سازمان‌هایی که در قانون حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت فهرست شده‌اند، مانند بیمارستان‌ها، و در نتیجهٔ کاری که انجام می‌دهند، اطلاعات شخصی سلامت را در امانت یا تحت کنترل خود دارند.

⁦Clinic 360⁩ به‌عنوان یک کلینیک خصوصی مراقبت‌های سلامت، متولی اطلاعات سلامت محسوب می‌شود (قانون حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت مصوب 2004، پیوست A).

اطلاعات شخصی سلامت

اطلاعات مربوط به یک فرد، چه زنده و چه درگذشته، و چه به‌صورت شفاهی و چه ثبت‌شده. این اطلاعات می‌تواند هویت فرد را مشخص کند و به مواردی مانند سلامت جسمی یا روانی فرد، ارائهٔ مراقبت سلامت به او، پرداخت‌ها یا واجد شرایط بودن برای مراقبت سلامت در مورد او، اهدای عضو یا مادهٔ بدنی توسط او، و شمارهٔ کارت سلامت او مربوط می‌شود. (قانون حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت مصوب 2004، بند 4.1)

اطلاعات شخصی سلامت می‌تواند اطلاعاتی دربارهٔ یک پزشک یا سایر ارائه‌دهندگان مراقبت، یکی از کارکنان بیمارستان، یک بیمار یا یکی از اعضای خانوادهٔ بیمار باشد. نمونه‌های اطلاعات شخصی سلامت عبارت‌اند از نام، شمارهٔ پروندهٔ پزشکی، شمارهٔ بیمهٔ سلامت، نشانی، شمارهٔ تلفن، و اطلاعات شخصی سلامت مربوط به مراقبت از بیمار مانند گروه خونی، تصاویر رادیولوژی، یادداشت‌های مشاوره و غیره.

سابقهٔ اطلاعات شخصی سلامت

قانون حفاظت از اطلاعات شخصی سلامت، «سابقه» را اطلاعات شخصی سلامت در هر شکل یا بر هر رسانه‌ای تعریف می‌کند، خواه نوشتاری، چاپی، عکاسی، الکترونیکی یا به هر شکل دیگر.