Clinic 360 Politique de confidentialité

Chez Clinic 360, la protection de la vie privée est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS, en anglais Personal Health Information Protection Act ou PHIPA), une loi qui établit des règles concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé.

En tant que dépositaire de renseignements sur la santé, Clinic 360 et ses mandataires (notamment le personnel, les médecins, les étudiants et les bénévoles) ont la responsabilité de veiller à ce que les renseignements personnels sur la santé de nos patients soient traités avec respect et délicatesse.

Clinic 360 est responsable des renseignements personnels sur la santé dont elle a le contrôle, conformément à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

La responsabilité du respect de la politique par Clinic 360 incombe à la directrice de la clinique, bien que d'autres personnes au sein de Clinic 360 soient chargées de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels sur la santé.

Clinic 360 est responsable des renseignements personnels sur la santé qui sont en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements transférés à un mandataire de Clinic 360. Clinic 360 aura recours à des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable pendant que les renseignements sont traités par un tiers.

Clinic 360 a mis en place des politiques et des pratiques pour donner effet à la présente politique, notamment, mais sans s'y limiter :

• Des procédures visant à protéger les renseignements personnels sur la santé.
• La signature d'une entente de confidentialité par tous les mandataires de Clinic 360 avant le début de leur emploi ou de leur affiliation à Clinic 360.
• Des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant les pratiques de Clinic 360 en matière de renseignements, et pour y répondre.
• La réponse aux demandes d'accès aux renseignements personnels sur la santé dont Clinic 360 a la garde, ou de rectification de ces renseignements.

Les fins permises sont la prestation directe de soins aux patients, l'administration du système de soins de santé et le respect des exigences légales et réglementaires, comme le prévoit la LPRPS.

Le fait de déterminer, au moment de la collecte ou avant celle-ci, les fins auxquelles les renseignements personnels sur la santé sont recueillis permet à Clinic 360 d'établir les renseignements qu'elle doit recueillir pour réaliser ces fins.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à la prestation des soins aux patients et à l'exécution des tâches administratives, qui comprennent notamment, mais sans s'y limiter, la communication avec les patients, les protocoles de suivi et la prise de rendez-vous.

Nous ne recueillons aucun autre renseignement et ne permettons pas que des renseignements soient utilisés à d'autres fins sans le consentement exprès du patient. Cela ne s'applique pas lorsque la loi nous y autorise. Ces limites à la collecte garantissent que nous ne recueillons aucun renseignement superflu.

La connaissance et le consentement de la personne sont nécessaires à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels sur la santé, sauf lorsque cela n'est pas approprié.

Remarque : Dans certaines circonstances, des renseignements personnels sur la santé peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l'insu de la personne et sans son consentement. Par exemple, des raisons juridiques, médicales ou de sécurité peuvent rendre impossible ou peu pratique l'obtention du consentement. Il peut être impossible ou inapproprié de demander le consentement, par exemple lorsque la personne est gravement malade ou frappée d'incapacité mentale. Dans ces circonstances, le consentement du mandataire spécial de la personne sera demandé, dans la mesure du possible.

Le consentement est requis pour la collecte de renseignements personnels sur la santé ainsi que pour l'utilisation ou la divulgation subséquente de ces renseignements. En règle générale, Clinic 360 demandera le consentement à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements au moment de la collecte.

Dans certaines circonstances, le consentement à l'utilisation ou à la divulgation peut être demandé après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (par exemple, lorsque Clinic 360 souhaite utiliser des renseignements à une fin qui n'a pas été déterminée auparavant).

Clinic 360 fera des efforts raisonnables pour que la personne soit informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit valable, les fins doivent être énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou divulgués.

Clinic 360 n'exigera pas d'une personne, comme condition à la prestation de soins, qu'elle consente à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements au-delà de ce qui est nécessaire pour réaliser les fins précisées et légitimes.

Pour obtenir le consentement, il faut aussi tenir compte des attentes raisonnables de la personne. Clinic 360 peut présumer que la demande de traitement d'une personne constitue un consentement implicite à des fins précises. La façon dont Clinic 360 demande le consentement peut varier selon les circonstances et le type de renseignements recueillis.

Une personne peut donner son consentement de plusieurs façons. Par exemple :

• Un formulaire peut servir à demander le consentement, à recueillir des renseignements et à informer la personne de l'usage qui sera fait des renseignements. En remplissant et en signant le formulaire, la personne consent à la collecte ainsi qu'aux utilisations et/ou divulgations précisées.
• Le consentement peut être donné verbalement ou par écrit au moment où la personne utilise un service de santé.
• Le consentement peut être donné verbalement lorsque les renseignements sont recueillis par téléphone.

Lorsque le consentement exprès est requis et qu'il est donné verbalement, cet échange est consigné dans le dossier de renseignements personnels sur la santé du patient.

Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques et d'un préavis raisonnable. Le retrait du consentement n'aura pas d'effet rétroactif. Clinic 360 informera la personne des conséquences de ce retrait.

La collecte des renseignements personnels sur la santé se limitera à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par Clinic 360. Les renseignements seront recueillis par des moyens honnêtes et licites.

Clinic 360 ne recueillera pas de renseignements personnels sur la santé sans discernement. Les renseignements recueillis se limiteront à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. Cette exigence implique que le consentement à la collecte ne doit pas être obtenu par la tromperie.

Les renseignements personnels sur la santé ne seront pas utilisés ni divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne n'y consente ou que la loi ne l'exige.

Les renseignements personnels sur la santé ne seront conservés qu'aussi longtemps que nécessaire pour réaliser ces fins. Si elle utilise des renseignements personnels sur la santé à une nouvelle fin, Clinic 360 consignera cette fin.

Les renseignements personnels sur la santé qui ne sont plus nécessaires pour réaliser les fins déterminées seront détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à la législation applicable.

Clinic 360 prendra des mesures raisonnables pour que les renseignements soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire afin de réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet de la personne. Dans la mesure du possible, les limites quant à l'exactitude et à l'exhaustivité des renseignements personnels sur la santé divulgués seront clairement indiquées au destinataire.

Lorsqu'une personne démontre que des renseignements personnels sur la santé sont inexacts ou incomplets, Clinic 360 apportera aux renseignements les modifications nécessaires. Selon la nature des renseignements contestés, la modification consiste à corriger, à supprimer ou à ajouter des renseignements. S'il y a lieu, les renseignements modifiés seront transmis aux tiers qui ont accès aux renseignements en question.

Lorsqu'une contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne, Clinic 360 consignera l'objet de la contestation non réglée sous la forme d'une lettre du patient versée à son dossier médical. S'il y a lieu, l'existence de la contestation non réglée sera communiquée aux tiers qui ont accès aux renseignements en question.

Les renseignements personnels sur la santé seront protégés par des mesures de sécurité adaptées à leur degré de sensibilité. Les mesures de sécurité servent à protéger les renseignements personnels sur la santé contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés.

Clinic 360 protège les renseignements personnels sur la santé, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. La nature des mesures de protection variera selon le degré de sensibilité des renseignements recueillis, la quantité, la répartition et le format des renseignements, ainsi que la méthode de conservation.

Les méthodes de protection comprendront :

• des moyens matériels, par exemple des classeurs verrouillés et l'accès restreint aux bureaux
• des mesures administratives, par exemple des politiques, de la formation et l'accès limité selon le principe du « besoin de savoir »
• des mesures techniques, par exemple l'utilisation de mots de passe, de réseaux informatiques sécurisés, du chiffrement et de vérifications

Clinic 360 sensibilisera ses employés à l'importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels sur la santé. Comme condition d'emploi, tous les nouveaux employés/mandataires de Clinic 360 (p. ex., employé, clinicien, bénévole, étudiant, consultant ou entrepreneur) doivent signer une entente de confidentialité avec Clinic 360. Cette mesure de protection peut aussi être facilitée par des dispositions contractuelles.

Les renseignements personnels sur la santé transportés à l'extérieur de Clinic 360 le seront de manière sécuritaire. On fera preuve de prudence lors de l'élimination ou de la destruction des renseignements personnels sur la santé, afin d'empêcher des personnes non autorisées d'y avoir accès.

Clinic 360 accorde de l'importance à la vie privée des patients et agit en conséquence pour qu'elle soit protégée et le demeure. La présente politique a été rédigée pour expliquer comment notre bureau applique et respecte les exigences fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels.

La présente politique décrit comment notre bureau recueille, protège et divulgue les renseignements personnels des patients, ainsi que les droits des patients à l'égard de leurs renseignements personnels. Notre bureau est à la disposition des patients pour répondre à toute question sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Sur demande, une personne sera informée de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels sur la santé, et elle pourra y avoir accès. Clinic 360 peut exiger une demande écrite afin de bien vous identifier. Une personne pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et les faire modifier s'il y a lieu.

Remarque : Dans certaines situations, Clinic 360 peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels sur la santé qu'elle détient au sujet d'une personne. Les exceptions à l'obligation d'accès seront conformes à la loi. Les motifs du refus d'accès seront communiqués à la personne. Il peut s'agir, par exemple, de renseignements dont on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'ils entraînent un risque de préjudice grave, ou de renseignements protégés par un privilège juridique.

Sur demande, Clinic 360 indiquera à une personne si elle détient ou non des renseignements personnels sur la santé à son sujet. Clinic 360 s'efforcera d'indiquer la source de ces renseignements et permettra à la personne d'y avoir accès. Toutefois, elle peut choisir de communiquer les renseignements médicaux de nature délicate par l'intermédiaire d'un médecin.

Une personne devra fournir suffisamment de renseignements pour permettre à Clinic 360 de rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels sur la santé. Les renseignements fournis ne serviront qu'à cette fin.

Lorsqu'elle indique les tiers auxquels elle a divulgué des renseignements personnels sur la santé concernant une personne, Clinic 360 s'efforcera d'être aussi précise que possible. S'il lui est impossible de fournir la liste des organisations auxquelles elle a effectivement divulgué des renseignements sur une personne, Clinic 360 fournira la liste des organisations auxquelles elle pourrait avoir divulgué des renseignements.

Clinic 360 répondra à la demande d'une personne dans le délai prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, et à un coût raisonnable pour la personne. Clinic 360 applique la grille de droits recommandée par le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.

Une personne pourra contester le respect de la présente politique. Clinic 360 a mis en place des procédures pour recevoir les plaintes ou les demandes de renseignements concernant ses politiques et ses pratiques relatives au traitement des renseignements personnels sur la santé, et pour y répondre.

Clinic 360 informera les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l'existence des procédures de plainte pertinentes. Clinic 360 fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, Clinic 360 prendra les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

Cette section explique comment nous traitons les renseignements que vous nous transmettez par le site Web de 360 Sleeve.

Ce que nous recueillons. Lorsque vous envoyez un formulaire sur ce site (demande de consultation gratuite, demande de rappel ou inscription à l'infolettre), nous recueillons seulement ce que vous inscrivez : votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, le moment qui vous convient, l'intervention qui vous intéresse, la note que vous ajoutez et votre consentement. Nous enregistrons aussi la page d'où le formulaire a été envoyé et l'heure de sa réception.

Pourquoi nous les recueillons. Nous utilisons ces renseignements pour communiquer avec vous au sujet de votre demande, pour fixer votre consultation et, seulement si vous le demandez, pour vous envoyer l'infolettre de Clinic 360. Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Transmission et conservation. Votre demande est transmise du site Web à la boîte courriel de la clinique et lue par notre équipe de soins aux patients. Si vous devenez patient, elle est versée à votre dossier et conservée comme l'exige la loi. Sinon, nous la conservons seulement le temps nécessaire pour répondre à votre demande.

Protection contre les pourriels. Pour bloquer les envois automatisés, le site conserve une version codée (hachée) de l'adresse Internet de votre appareil pendant environ 10 minutes. Elle ne sert à rien d'autre et est ensuite supprimée automatiquement.

Témoins et paramètres du navigateur. Ce site n'utilise pas de témoins publicitaires ni analytiques. Pendant votre visite, votre navigateur conserve quelques paramètres temporaires, par exemple si vous avez vu un message d'accueil, ainsi qu'un court résumé de votre demande pour la page de remerciement. Ils sont supprimés à la fermeture du navigateur. Les cartes Google Maps et les vidéos YouTube se chargent seulement si vous choisissez de les ouvrir; Google traite alors vos renseignements selon sa propre politique de confidentialité.

Infolettre. Si vous vous inscrivez à l'infolettre, nous vous envoyons des courriels de Clinic 360 avec des nouvelles de la clinique et des conseils pratiques. Chaque courriel contient un lien de désabonnement, et vous pouvez aussi nous demander de vous retirer de la liste en tout temps.

Vos choix. Vous pouvez demander quels renseignements nous détenons à partir d'un formulaire du site, demander de les corriger ou, si vous n'êtes pas patient, demander leur suppression. Communiquez avec la directrice de la clinique au (416) 479-⁠5428.

Mandataire

Personne qui, avec l'autorisation de Clinic 360, agit pour l'organisation ou en son nom à l'égard de renseignements personnels sur la santé, aux fins de Clinic 360 et non à ses propres fins, qu'elle ait ou non le pouvoir de lier le dépositaire, qu'elle soit ou non employée par Clinic 360 et qu'elle soit ou non rémunérée.

Les mandataires de Clinic 360 comprennent notamment, mais sans s'y limiter : les employés, les bénévoles, les étudiants, les médecins, les résidents, les consultants, les chercheurs et les fournisseurs.

Dépositaire de renseignements sur la santé

Personnes ou organisations énumérées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, comme les hôpitaux, qui ont la garde ou le contrôle de renseignements personnels sur la santé du fait de leur travail.

En tant que clinique privée de soins de santé, Clinic 360 est considérée comme un dépositaire de renseignements sur la santé (Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, annexe A).

Renseignements personnels sur la santé

Renseignements concernant une personne, vivante ou décédée, sous forme verbale ou consignée. Il s'agit de renseignements qui permettent d'identifier une personne et qui portent sur des questions comme sa santé physique ou mentale, la prestation de soins de santé à cette personne, les paiements ou l'admissibilité à des soins de santé à son égard, le don par cette personne d'une partie de son corps ou d'une substance corporelle, et son numéro de carte Santé. (Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, article 4.1)

Les renseignements personnels sur la santé peuvent porter sur un médecin ou un autre fournisseur de soins, un membre du personnel hospitalier, un patient ou un membre de la famille d'un patient. Ils comprennent, par exemple, le nom, le numéro de dossier médical, le numéro d'assurance-maladie, l'adresse, le numéro de téléphone et les renseignements personnels sur la santé liés aux soins d'un patient, comme le groupe sanguin, les radiographies, les notes de consultation, etc.

Dossier de renseignements personnels sur la santé

La Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé définit un dossier comme des renseignements personnels sur la santé sous quelque forme ou sur quelque support que ce soit, qu'ils soient écrits, imprimés, photographiques, électroniques ou autres.